Herr Plenge, Sie beschäftigen sich gerne mit Daten.
Was treibt Sie da an?
Schon in meiner Schulzeit Anfang der 80er Jahre entdeckte ich meine Faszination für Computer und deren Programmierung. Damals gab es noch Rechner wie Apple II, Commodore 64, Atari ST oder Amiga. Nach meiner Schulzeit arbeitete ich dann über Jahre als freiberuflicher Programmierer, Fachbuchautor und Übersetzer für Fachverlage wie Data Becker in Düsseldorf oder Markt & Technik (Haar b. München). Meine Idee 1995 umzusatteln auf Computer-Service entstand aus meiner Freude Menschen die Technik näher zu bringen, ihnen zu helfen die Tücken und Schwierigkeiten zu überwinden und am Ende in ihre zufriedenen Gesichter zu schauen.
Was empfehlen Sie Ihren Kunden, die Ordnung in Ihren Datenwust bekommen wollen?
Dem einen liegt Ordnung, dem anderen nicht, das sieht man häufig schon am eigenen Schreibtisch. Die üblichen Betriebssysteme der Computer wie Windows, MacOS oder Linux bieten zwar rudimentäre Möglichkeiten die eigenen Daten zu ordnen, wenn man sehr diszipliniert ist. Wenn man aber mal mit einem Programm gearbeitet hat, das speziell nur zur Datenablage konzipiert wurde, will man es nicht mehr missen. Mit solchen Dokumentenmanagement-Systemen ist die Ablage und vor allem das Wiederfinden von Daten erheblich effizienter.
Das System, das wir dazu empfehlen, heißt ELO - wie "Elektronischer Leitz Ordner". Es handelt sich um ein Produkt, das ursprünglich von der bekannten Firma Leitz entwickelt wurde und inzwischen in zahllosen Unternehmen für Datenordnung sorgt.
Wo liegen die häufigsten Schwierigkeiten?
Eine Schwierigkeit liegt häufig im Wiederfinden der eigenen Daten. Besonders wenn man zu mehreren arbeitet, hat sich über die Jahre meist eine sehr unübersichtliche Struktur von Verzeichnissen und Unterverzeichnissen entwickelt - häufig gibt es zahlreiche Dokumente, die gar nicht in digitaler Form, sondern nur in einem Papieraktenordner existieren. Das führt dazu, dass man immer länger benötigt, um Dateien wieder zu finden - oder einen passenden Ort für die Ablage einer Datei zu wählen.
Häufig gibt es dann "Universal"-Verzeichnisse wie "Sonstiges" oder "Allgemein", in denen sich 80% aller Daten befinden. Außerdem muss man wissen, ob man in seinen Mails, in der Verzeichnisstruktur, in einem Papieraktenordner oder in irgend einem Programm nach einem Vorgang sucht, statt alles übersichtlich in einem System zu haben.
Das alles ist mit ELO Vergangenheit. ELO kennt den Inhalt aller Ihrer Dokumente und speichert sie in einer eigenen Datenbank. Hier finden Sie Ihre Daten mit iSearch, einer schnellen intelligenten Suche á la Google. Wie das funktioniert, zeigen wir gerne.
Wie kann man ein „digitales Büro“ umsetzen?
Nun, vor der Einführung eine solchen Programms wie ELO setzen wir uns mit unseren Kunden zusammen und betrachten, welche Daten vorhanden sind und wo die Daten herkommen. Alle Datenquellen wie Mails, eingescannte oder selbst erstellte Dokumente sollen schließlich vollständig im ELO zu finden sein. Dann analysieren wir, wie der Kunde normalerweise nach seinen Daten sucht und wie wir möglichst viele Ablegevorgänge für ihn automatisieren, denn ihm soll ja Arbeit abgenommen werden. Das alles wird übersichtlich in einem Realisierungskonzept oder Pflichtenheft erfasst und dann wohlgeordnet in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden realisiert.
Was bedeutet revisionssicher?
Seit 1.1.2017 ist die revisionssichere Archivierung digitaler Geschäftsdokumente bindende Vorschrift. Die Regelung gab es zwar vorher auch schon, aber die Toleranzzeit wurde nun durch die Finanzbehörden offiziell beendet. Digitale Dokumente (also Rechnungen, Lieferscheine, e-Mail-Schriftwechsel etc.) müssen wie in Papierform gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung abgelegt werden.
Dabei darf eine per Mail erhaltene Rechnung nicht einfach ausgedruckt und abgeheftet werden, das Dokument ist und bleibt die Mail selbst. Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Dokumente eingescannt und dann die Originale vernichtet werden. Unter "revisionssicher" versteht man dabei, dass diese Dokumente jederzeit bei einer Prüfung mit wenig Aufwand und in kurzer Zeit gefunden werden müssen.
Sie müssen außerdem so abgelegt werden, dass nur bestimmte Personen im Unternehmen Zugriff auf sie haben und dass sie nicht manipuliert werden können - und das für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungszeit, z.B. 7 oder 10 Jahre je nach Dokumentenart. Und Sie müssen diesen ganzen Vorgang in einer sogenannten Verfahrensdokumentation beschreiben, die Sie dem Prüfer auf Verlangen vorlegen können. Sprechen Sie darüber doch einmal mit Ihrem Steuerberater.
Und nun?
Laden wir Sie zum Frühstück ein und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO wesentlich effizienter gestalten können. Sie werden begeistert sein.
Das Frühstück findet statt am 28.6. 2017.
Melden Sie sich einfach kurz an, damit wir Ihnen einen Platz reservieren können und genießen Sie unser Buffet während wir Sie dokumententechnisch auf den neuesten Stand bringen.
